MLM systém spravuje síť a provize, e-shop prodává — ale sklad, vyskladnění a účetní doklady žijí v ekonomickém systému. Tři systémy, jeden obchodní případ. Pokud mezi nimi data přenášejí lidé kopírováním, vzniká úzké hrdlo, chyby a zpoždění expedice; pokud si je systémy předávají samy, nikdo si integrace ani nevšimne — prostě to funguje.

V tomto článku ukážeme, jak výměna dat funguje v Hierixu: celý životní cyklus objednávky od košíku po fakturu v PDF, bez jediného ručního přepisu.

Proč fakturu nevystavuje MLM systém

Krátká odbočka k architektuře. Stejně jako jsme e-shop nestavěli od nuly, nestavíme znovu ani účetnictví. Skladové hospodářství, účetní osnovy, DPH režimy a legislativní změny — to je domácí hřiště specializovaných ekonomických systémů, které firmy často už mají a jejich účetní s nimi umí pracovat. Úkolem Hierixu není účetnictví nahradit, ale bezešvě si s ním vyměňovat data: objednávky tam, doklady zpět.

Životní cyklus objednávky krok za krokem

Zákazník          NopCommerce         Hierix              Ekonomický systém
   │                   │                 │                        │
   1 objednávka ──────▶│                 │                        │
   2 platba ──────────▶│──── přenos ────▶│                        │
   │                   │                 3 post-processing        │
   │                   │                 + přepravní štítek       │
   │                   │                 │──────── API ──────────▶│
   │                   │                 │                        4 vyskladnění
   │                   │                 │                        + faktura
   │                   │                 │◀──── faktura PDF ──────5
   │                   6 „odesláno"     ◀│                        │
   ◀── e-mail o odeslání                 │                        │

1. Objednávka v e-shopu

Zákazník (nebo distributor) nakoupí v e-shopu na platformě NopCommerce. Objednávka nese vše, co bude dál potřeba: položky, ceny, PV body, adresu doručení, zvoleného dopravce a vazbu na sponzora ve struktuře.

2. Zaplaceno → přenos do Hierixu

Klíčový moment: do dalšího zpracování jde objednávka až ve chvíli, kdy je zaplacena (platební brána potvrdí úhradu). Nezaplacené košíky se do skladu, účetnictví ani provizí nikdy nedostanou — což šetří práci i zabraňuje provizím z objednávek, které nikdy neproběhnou.

3. Post-processing a přepravní štítek

V Hierixu proběhne zpracování objednávky a především se vygeneruje přepravní štítek pro zvoleného dopravce — GLS, DPD nebo Packeta. Objednávka tak už v této chvíli má číslo zásilky a je připravená k expedici; sklad nemusí nic vypisovat do systémů dopravců ručně.

4. Přes API do ekonomického systému

Objednávka se přes API přenese do ekonomického systému, který provede to, co umí nejlépe: vyskladnění zboží ze skladu a vystavení faktury. Skladová evidence i účetnictví tak pracují nad vlastními daty ve svém prostředí — bez přepisování, se všemi náležitostmi.

5. Faktura v PDF zpět do Hierixu

Po předání zásilky dopravci je vygenerovaná faktura ve formátu PDF přenesena zpět do Hierixu. Doklad je tím dostupný přímo u objednávky — distributor ho najde ve svém portálu v reportu objednávek, bez dotazů na centrálu typu „pošlete mi fakturu k objednávce 12345”.

6. „Odesláno” a e-mail zákazníkovi

Po importu se objednávka v e-shopu označí jako odeslaná a zákazníkovi automaticky odchází e-mail s informací o odeslání zásilky. Zákazník se tedy dozví o expedici ve chvíli, kdy je skutečně na cestě — ne když si někdo vzpomene rozeslat e-maily.

Nenápadné detaily, na kterých to stojí

  • Platba jako vstupní brána. Vše za krokem 2 pracuje jen se zaplacenými objednávkami. Jednoduchá zásada, která drží sklad, účetnictví i výpočet provizí konzistentní.
  • Každý systém je autoritou nad svými daty. E-shop nad objednávkou a komunikací se zákazníkem, Hierix nad strukturou, PV body a provizemi, ekonomický systém nad skladem a doklady. Data se předávají, ne duplikují ručně — a proto se nikde nerozjedou.
  • Stav objednávky odpovídá realitě. „Odesláno” v e-shopu znamená, že zásilka fyzicky odešla a existuje k ní faktura. Zákaznická podpora se má o co opřít.
  • Provizní návaznost. Zaplacená objednávka vstupuje do denní uzávěrky provizí; případná pozdější refundace se propíše inverzním odpočtem v peněžence. Obchodní, účetní i provizní pohled tak vypráví stejný příběh.

Co z toho má firma v číslech

Ruční režie na jednu objednávku — přepsání do účetnictví, vypsání štítku u dopravce, odeslání faktury, e-mail zákazníkovi — dělá v součtu minuty. Při tisících objednávek měsíčně jsou to celé úvazky, které integrace prostě škrtne. A vedle času je tu spolehlivost: co se nepřepisuje, to se nepřepíše špatně.

Stejná integrační vrstva navíc obsluhuje i druhý směr peněz — výplaty provizí přes samofaktury generované na konci měsíce přes účetní systém. Objednávky i výplaty tak tečou jedním, auditovatelným kanálem.

Chcete vidět celý tok naživo — od košíku po PDF fakturu v portálu distributora? Ozvěte se nám, rádi ho ukážeme na demu, včetně napojení na váš ekonomický systém.